W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie rutynowo. Problem pojawia się, gdy nie ma właściciela i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako kryzys organizacyjny. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest rutyną, a nie reakcją na presję.
Na start trzeba zdecydować, kto jest punktem kontrolnym. Bez tego nie ma ciągłości. następnie ustala się źródła danych, a finalnie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.
Jak zorganizować odpowiedzialność w firmie
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa niczyim. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być powtarzalne. Na początku określa się, kto dostarcza dane, w kolejnym kroku kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na urlopy.
Jak utrzymać spójność bez nadmiaru papierów
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jeden rejestr. Na start zbiera się informacje, w kolejnym kroku sprawdza spójność, finalnie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na schemacie.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje błędnych danych. Jedno źródło prawdy ogranicza rozjazdy. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się praktyka.
Aktualizacja procesu: co robić, gdy firma się zmienia
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe procesy. Najpierw identyfikuje się zmianę, następnie ocenia wpływ na porządek, na domknięcie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb panicznym, tylko działa planowo.
W realnym scenariuszu najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są rejestry.
Jak go zabezpieczyć
Proces sypie się zwykle przez: (1) „wspólną odpowiedzialność”, (2) brak miejsca dokumentów, (3) nowe procesy bez przeglądu. Każdy z tych problemów rozwiązuje procedura, która jest krótka.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje interpretacji urzędowej.
+Reklama+